卡耐基成功全集之五社会交往技巧-第6章
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狄蚜腥爰锹肌≡诨嵋榻崾保Φ保海�1）向与会人员重申本次会议的目的（2）重提预定结束会议的时间（3）对于能在所定时间内达到目标一事，向与会人员道贺并致谢。
5。结论 在控制会议进行时，主席的目标应当是“以最少时间取得一致的同意”。 他的理想角色应是充当讨论的润滑剂。他不应当企图负起准备会议内容以及会议进行过程的重责。 他应当有目的的公开说明会议的整个议程，并有目的地公开说明每一议题。重点包括： 目的计划时间 限制事项 同意在整个会议进行过程中，他应当鼓励有进展的讨论，在每个子题上尽早 寻求一致的同意，这样可使每一议题及早获得通过。
他应当随时将计划跟实际进展情形作一检讨，不断强调同意与接受的重 要性。
最后，当总结及说明各提案通过的行动时，他应指出并评论这次会议的 成果。
与会人员的控制
主席的目标应当是协助会议以最少时间达成一致的同意。除此之外，他 也许还需要快速的反应与高度的技巧，来帮助与会人员表达他们自己的意 见，并迅速达成同意。
本节是在讨论与会人员的控制。讨论顺序如下：1。商业会议的特性 经理人对参加会议一事很快就会习惯。有的时候他们发现那些会议是缓慢进行、令人失望的、一再重复的。但有的时候他们所参加的会议却进行得 很顺利，有创意并果断。
这就是要看主席了，看他是否技巧高明，以具有积极创意及果断的方式 来主持会议。他要是这样做，就可使会议具有四项特性。
（1）会议的进行是有节奏的。会议必须进行得井然有序。它不应该因为 前后意见不一致，或冗长的报告拖泥带水地进行，让人昏昏欲睡。在另一方面，它亦不应该草草了事。时间控制得很理想，让一个井然有序的会议产生 节奏。
（2）会议气氛必须是有目的的。与会人员必须看到他们所走的方向，必 须具有朝着那个方向的前进的共识。
（3）会议必须是友善的。与会人员必须感到可以自由发表意见，但务必 采取合作而真诚的态度。
（4）会议气氛必须是合作的。纵然意见可能有所不同，但与会人员必须 和睦相处。
这里就是主席主持会议时所应当追求的四项特性：有序的，有目的的， 友善的，合作的。
他如何才能使会议具备这些特性呢？达成会议目标的潜在力量是在很短 时间内形成的——在会议开始后的几秒钟之内，或最多在两分钟之内。因此主席必须好好利用这种潜力。让我们分别从两个阶段来讨论。
2。会议开始阶段 主席进场及开始主持会议这个阶段会产生决定性的影响。 他走进来时参加会议的人员都集合好了，他们各自离开不同的工作岗位，并怀有各自的忧虑与关心。在参加会议的人当中可能会有小团体，他们 互相交谈，不论生气勃勃或漫无目的。每一小批人都有他们自己的利益，但现在还没有专心去谈会议的主题。
主席进入会议室的举止大家都可以看到，并在潜意识里产生他们的看法。如果主席进入时是犹豫的，无精打采的，慢吞吞的，他给人的第一个印 象是不确实的。他在别人心目中会有一种缺乏生气的感觉。
因此他进来时应当是抬头挺胸，富于自信，步伐稳健的。当然不管是傲 慢或是匆促的样子，都会引起反感及好争辩的气氛。
他必须把时间拿捏得恰到好处。当他坐下来的那一刻，大多数人都会把 注意力集中在他身上，而有些人则依然在做自己的事，甚至还有人持续在聊天。他不应当在这些令人分心的事情还存在时，就试图开始开会。
他必须控制与会人员的注意力。他所采用的办法不是设法压低他们的私 语声，不是请求他们注意，尤其不是请那些闲聊的人闭嘴。那些行动会让与会人员感到是跟他们的利益发生冲突，结果会让人产生一种主席跟其他人之 间有不和的感觉。
集中注意力的最好办法是谨慎控制时间。主席机警地坐下，向着那些注 意他的人微笑，并看着那些不注意的人。不久，注意的人也会去看不注意的人。不注意的人会从他们的同仁那里感到一股压力。他们把头抬起来看。主 席立刻对他们微笑，并再向四周扫视一下，接着就开始开会。
这种时间控制需要很高的技巧。它通常需要 5 到 10 秒钟的时间让主席以 这种方法来获得大家彻底的注意（虽然对他来说，等待大家全部注意他好像有一生的时间那么长）。
然后是适时致开场白的技巧。 什么是开场白？它应当是种能让参加会议的人员立刻领会本次会议特性的言辞。主席应迅速地让他们了解会议所设定的方法，并获得他们的同意与 认可。
他应当将讨论的提纲置于他面前的备忘卡上，他的语调是要积极而有自 信。
使用第八节所讨论过的范例： 各位女士、各位先生：早安。我们今天在这里是要讨论在印尼设置办事处一案。而在上次会议时，已经取得我们需要有这样一所办事处的共识。今 天是要讨论如何设置。我建议我们的讨论事项是：（1）办事处应当设在何处（2）办事处是否雇用当地居民，还是遴选驻外人员（3）办事处人员编组（4）作业时间限制“这样可以吗？各位女士，各位先生——那些提纲是否可让你们把想要 提的事情都提了出来？大风，你觉得可不可以？正堂，你呢？”
（主席在这里的用词方式是很重要的——但在评论他的用词前，先让我 们继续听他的开会致词。）
好的。我们都同意讨论的顺序，它们是： 地址国籍 人员编组 时间管制“各位女士，各位先生，我认为还有一些限制事项我们应该先说好。例 如，我们不想在讨论印尼这个题目时去谈论在泰国所发生的事情，或是在孟加拉的问题。同时这也不是一个谈论出口的适当时机”。
（获得同意）
“我想是我们应当在 45 分钟内就可以完成讨论并做出决定。你们看这是 否合理，各位女士、先生们？”
（获得同意）
“很好。各位女士、先生们，因此我们所同意讨论的第一个事项是印尼 办事处的地点，谁愿先发表意见？志文，我想你对这个问题已经作了些研究。
你能不能告诉我们？？“
从主席的致词中，会议重点的顺序已告确立： 会议的目的会议的方向 限制事项 会议进行步骤这个议事程序已经获得大家的一致同意。 如果与会人员还有任何其他意见的话，例如，他们想要增加几点，他应当以弹性手法来处理它们，不是修正他的计划，就是把他们所提的各点纳入 他的讨论提纲内（并在备忘卡上注明）。
除了订定程序，获得并强调一致同意外，主席亦应当采取行动以免会议 停滞不前。
他的用词，以及用词的顺序都是经过慎重选择的。 例如，当讨论计划时，较适宜采用的词句是“那可行吗，各位女士、先生们——那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？” 他先问：“那可行吗？各位女士、先生们？”——合理的推断是当他们还在思考该用什么话答复时，他很可能会看到他似有一脸茫然的表情。他再 问：“那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？”第二个问题在逻辑上是多余的——因为第一个问题把所有的意向及目的都问了。但是那个多余的 问题，隔了两三秒钟，可使开会的人有时间去整理他们的思路，并可能提出答复。沉默，容易变得暮气沉沉，而重复的问题则是生气勃勃的保障。
主席在这个时候获得答复是很重要的。会议必须继续进行，与会人员必 须立刻涉身其中。他不可以造成空档、节奏中断，形成可怕的间歇。
因此，如果他没有从全体与会人员中立刻获得答复，他应该马上转身去 问一个可望迅速提出意见的人。
“志文，你看那行不行？” 不要说：“你看那行不行，志文？” 志文，像别人一样，对于一般人不必在会议中发言的事情已经慢慢习惯了。如果问题在末尾加上“志文”而提出，那末他突然发现自己已处于球场 的中间。在他回答前他需要有一两秒钟的时间——间歇于是发生了。顺利进行的节奏没有被适当地建立起来。更糟的是，这使人对主席产生一种找志文 麻烦的感觉。
因此，主席必须慎重地挑选一个人起来发言，先喊他的名字志文，并使 志文迅速回答所提的问题。
如果遇到志文没有立刻答复时，主席应当采取进一步的行动来阻止间歇 的延长。他应当采用闲聊方式，不管要花多少分钟，并以表情、手势、语调 来鼓励志文发言。
主席：志文，那可行吗？它是否可让你把想要提的事情怂了出来？你能 不能设法？
志文：我看那样不错。 主席：正堂是否？？？ 正堂：“是的，很好”。 气氛就这样迅速地被连接起来。 正堂现在很快地进来阻止主席继续闲聊下去。
于是，经过建立目的——计划限制——时间的过程后，主席将会议带向 实质的讨论上。
再说，他在会议开始时所要求发表意见的方法必须有助于建立他所一直 努力以赴的会议气氛与生气。
“好的，各位女士，先生们。那么让我们按照我们所同意的，开始讨论 我们应当如何积极地招标。谁愿意对这个问题先发表意见？”
（有一段很短暂的中断。如果有人确实乐意协助让会议向前推进的话， 就尽量予以利用。但情况可能是，主席必须采取进一步的行动来促使会议进 行。因此？？）
“大风，你曾经替我们办过许多案例。我不知道像这次的招标事宜你有 些什么经验。什么是？？？”
闲聊一会儿，用一种询问的语调，不要太高，眼睛盯着大风看。他知道 要看他的了，他会很快地接替主席的闲聊。
结果会议的活力就建立了。会议按计划地向前进行。 所以说，在会议的开始阶段，主席的行为是有决定性的。作个总结：（1）他需要有一种他能经常遵循的会议程序或顺序，即使他偶尔会心不 在焉。这种读者应牢记在心的顺序是：目的 计划 限制 时间（2）他的准备工作应当使他能够简要地将这些讨论事项的提纲，写在他 的备忘卡上。
（3）他应当集中精神于影响会议的气氛。
（4）那种影响力的主要因素是：①进入会场时的姿势与步伐②开始主持会议时的态度与时间控制③设法取得与会人员的同意④建立会议蓬勃朝气，并控制会议的进行速度3。会议最重要的四阶段（1）超然、客观 主席对讨论结果常常产生强烈的兴趣。他对讨论的重要因素及最佳结果会有个人的意见。他当然禁不住想提出这些意见来指导与会人员进行讨论； 他不应当如此。
他应当让人看起来是客观、超然的。 被人视为立场偏差的主席所造成的伤害，可分两方面来看。
第一，与会人员对主席的意见自然会有反应，并会过度受那些意见影响：要不是面对一位倔强的独裁人物把他们自己的意见压制下来，就是起而反抗 或反对。不管一个人是如何地理性，当在控制会议时，他让人看起来总觉得是在抓权。除非他能很快地表现出他的超然立场，否则一定会引起情绪上的 反弹。
第二，如果主席让自己卷入讨论之中，他一完会受到挑战，并发现自己 的精力都耗费在那里了。他不会再有精力或能力去控制会议的进行，也无法专心去调处那场战斗。这将是一次糟糕的会议。
他必须让人“看起来”是超然、客观的。这当然不是指他必须“是”如 此：他也许对讨论的事情会有强烈的情感，但他不必把它们显露出来。他可以巧妙地使用时间控制与技巧来强力地影响讨论结果。
①如果参加会议的人数是五位，大家都想走跟他相反的道路，和他们争 辩毫无意义，赶快接受，不要浪费时间。
②如果五个人都同意他的意见，赶快祝贺他们，称赞他们是多么明智， 强调一致，并继续讨论下个提案。
③但是如果意见分歧的话，两个要这样，两个人要那样，而第五个人则 犹豫不决，那么就等他所赞同的那一边提出强有力的论点。然后马上转身对第五个人说：“哦，名勇，那听起来好像很合理。你认为怎样？”当名勇如 你所希望的，表示同意的话，就转过身去问其他的人是否承认这是多数人的 意见。
主席必须让人看起来是超然、客观的。
（2）控制的态度 他必须让人看起来是友善的。
他的控制态度应当是轻松的、热诚的。一个主席，要是让人看起来是专 制的、控制得很紧的，就会提升会议的情绪层面。参加会议的人会反对他，而他的态度会阻碍会议内富有创意的精神的发展。
主席始终应该小心谨慎处理，绝不可以暴力来对付。 一旦他让会议顺利进行后，他的许多控制动作都可以采用非语言的方式。他的姿势应当是随时保持警觉性的，挺直的面向桌子的。 他的眼睛必须将注意力集中在发表意见者的身上。他必须集中精神去注意，而他的活力必须散布到其他与会人员的身上，使他们也能全神贯注。但 当他的注意力几乎完全集中于现在发表意见者的身上时，他也须随时注意其他想发表意见的人。
他应当运用面部表情，特别是用来鼓励及支持正在发言的人。友善的点 头、表示了解别人所提的意见（但不一定接受）、带有支持意味的微笑、好奇的扬眉，所有能反映及支持发言者的面部表情。
姿势、目光接触及手势除了可用来支持发言者，也可使讨论顺利进行， 当主席想要引进另一位参加会议的人时，他应避免过份使用他的声音。想要指明下一位发言者时，可以利用眼神接触、手势及改变身体位置让自己面对 那位发言者的方向。他的肢体动作可使大家的兴趣焦点都集中在往后继续发言者的身上。他可使会议热烈地进行而自己不必讲一句话。
在这个阶段中，让所有参加会议的人员都能积极地参与是很重要的。我 们在这里建议主席在手边放张空白纸。先画一张会议桌及人员位置概略图，然后当有人起来发言时，就对着他打个记号。
这是很轻易地就可以做好的工作，也不会因为动作太明显而引起他人的注意。好处马上可以看出来。主席有了证据知道谁——如果有人的话——是 没有参加讨论的。他就可以采取行动把他引进来。
像往常一样，先叫他的名字，然后提出易于作答的问题。并随便扯几句， 直到最后那位仁兄打破缄默为止。
“天宇，我不知道你听到这些辩论时你如何取舍？你是否认为通到大楼 的进出道是个重要的问题？这类问题你们的人是否常常遇到？你是否愿 意？？？”
主席处理这个阶段的一般原则应该是：①超然、客观②小心因应③多使用非语言沟通④把每个人都拖进去（3）与会人员的类别 在会议桌上当遇到一些麻烦的人物时，该如何应用这些原则？ 有过于健谈的人，那种口若悬河滔滔不绝的家伙。即使他需要停下来喘口气时，他还是要讲。警觉性高的主席要逮住他换气的这个空档，纵然是一 句话才说到�
