有条不紊-第7章

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关于实施方案的经验
　　　　1．好的实施方案都是以时间为基础的。
　　　　2。　好的实施方案都包括了总体目的和目标的阐述。
　　　　3。　好的实施方案都得到了参与计划实施的所有成员的一致同意。
　　　　4。　好的计划包含有评估措施以保证不要偏离计划的轨道。
　　　　5。　好的实施方案在实施每个环节的具体方法上都有——定的灵活性。
　　　　6。　好的实施方案可以使每个参与其中的人都能各负其责。
GANT　CHART　　　　
　　　　内容：GANT　CHART是一种用来制定进度的方法，通过表示某一项活动的时间概念的线条显示了这一活动的起止日期和持续的时间，以直观地监测项目的实施过程。
　　　　方法：凡是当一个项目包括了几个主要的组成部分或者里程碑（半程目标）的时候，都可以使用GANT　CHART来按照时间进度进行跟踪。（在第四章第41页就出现过一个贝基使用这一方法来跟踪她们部门通过ISO　9000认证的事例。）
关于GANT　CHART的经验
　　　　1。　征求那些对于计划的主要组成部分有深刻理解的人士的意见。
　　　　2。　一定要将完成这一计划的全部任务都编制成文件。将这些任务写在该表左侧的栏目里，并按照大致的先后次序排列。
　　　　3。　按照任务的线性排列次序，将重要的阶段性的工作体现出来。
项目检测明细表
　　　　内容：使用检测明细表来收集有关多长时间、什么地点、在什么时候完成某项工作，特别是失误、不足、变化以及环节上的失败。检测明细表将你对问题和有关情形的观点转化成数据事实，因此很快就形成了一目了然的数据图案。
　　　　方法：在制定解决问题的方案的时候，为了收集所需要的数据，往往采用检测明细表。
关于检测明细表的经验
　　　　1．就该表所要反应的问题达成一致。你所要了解的资料是什么？要具体。
　　　　2。　明确收集资科的时间界限。什么时候开始，什么时候结束？其衡量手段是以什么时间单位来制定的，小时、天、周或者其他的时间单位？
　　　　3。　设计明细表，它易于理解和使用吗？它是否包含了所有需要的资料？
　　　　4。　收集资料。一定要做到符合事实不存偏见。应该留出充分的时间来收集确凿的资料。
　　　　5。　要想获得准确的资料，你就应该有足够的信心将好、坏情况一并记下。不要企图文过饰非来取悦上级。
巴莱多分析法
　　　　内容：巴莱多分析法是一种特殊的垂直柱形表，用以直观地比较以数字表示的资料，往往是检测明细表里面反应出来的资料。它从最大的方面直到最小的方面反映了事情发生的频率，比如问题的类型、问题所造成的损失、生产中的问题以及其他的衡量标准，借此可以确定最为关键的问题。巴莱多分析法可以使你将精力集中于最具改进潜力的问题上。
　　　　方法：通过巴莱多分析法可以使问题显现出来或者找到必须解释清楚的事项。比如，你可以通过这一方法来确定你们部门工作的过程中最应该改进的环节。
关于巴莱多分析法的经验
　　　　1。　确定你想重点了解的问题。
　　　　2。　必须明确这个问题可能的根源是可以衡量的。
　　　　3。　沿着横线的方向将问题列表，然后沿着竖线的方向将问题发生的频率列表。
　　　　4。　仔细地解释问题所造成的结果。对于你的计划而言，这些资料意味着什么？
流程图
　　　　内容：流程图能够清楚地反映一个流程中各个环节之间的先后顺序，以及环节之间的相互关系。
　　　　方法：通过流程图可以整理、分析或者制定一个实际的或者理想化了的流程中的各个环节。在优化工作流程的过程中，流程图可以帮助我们发现工作中的延宕以及/或者一些于事无补的工作。流程图同样也有助于我们发现工作过程中一些意料之外的复杂问题，为此，你只有将这些工作环节都列出来，否则你无从知道将要涉及到哪些环节。
所涉及符号的含义：
　　　　·圆圈：一个工作流程的起点或者终点
　　　　·长方形：流程中的环节
　　　　·菱形：决策点，通常是一个必须做出肯定或者否定回答的问题
　　　　·箭头：表示流程的方向
关于流程图的建议
　　　　1．确定已经经过斟酌的过程的合适的起点和终点。
　　　　2．对于过于庞大的过程不要使用流程图。可以将其分解成几个小部分。
　　　　3。　应该考虑“下一步怎么办”这个问题。
　　　　4。　流程图应该清晰简明。
　　　　5。　要与承担这些工作的人就流程图进行核实。
　　　　6。　该表要将决策环节以及信息反馈点（过程中的反复环节）反应出来。
　　　　7．所体现出来的详略程度要一致。
　　　　8．检查自己的流程图是否完整。
集思广益
　　　　内容：集思广益是一个多样化的工具，它能够发挥集体的创造力，为某一个项目或者解决某个问题提供很多的思路。参与者在一个“安全的”环境中能够通过自由的联想与大家自然地交流自己的想法。在这种环境里，他们的想法不会受到责难或者嘲笑。当某一个团队陷入困境的时候，集思广益可以鼓励大家进行开放式的思维。
　　　　方法：在进行项目筹划和解决问题的过程中，集思广益可以有多种用途。它也是制定实施方案和备用方案的一个重要的工具。
关于集思广益的建议
　　　　1．应该将集思广益研究的中心问题阐述清楚、得到大家的认同，然后将它做成草图或者写在黑板上，以便大家都能够看到。
　　　　2。　每次请一个人说出一个想法。
　　　　3。　将所有的想法都记录下来。
　　　　4。　注意不要对这些想法任意褒贬。
　　　　5。　设法使尽可能多的人参与其中。
　　　　6。　讨论时间不可太短。
　　　　7。　应该鼓励创造性和突破性思维。
　　　　8。　气氛应该轻松活泼。
完善流程
　　　　内容：完善流程这个环节主要用来提高工作的效率。对于这些流程的分析和改进可以使内部的或者外部的客户感到更加满意，同时/或者提高生产率。
　　　　方法：完善流程这个环节有助于消除于事无补的工作的同时增强责任感。这一环节的一个共同目标就是简化工作流程，工作起来更加容易、更有效率、更有效果。同时，工作流程需要定期调整，以体现客户不断变化的要求。
关于完善流程的建议
　　　　1。　要清楚客户和供货商的要求。
　　　　2。　投入和产出一定要可以清楚地量化衡量。
　　　　3。　搞清楚增值和不增值问题。
　　　　4。　一定要使计划具有灵活性，能及时对不断变化的情况做出回应。
　　　　5。　通过完善流程明确自己所要达到的目的。对于流程的改变是否利大于弊？
　　　　6。　要让参与这一流程所涉及的所有人都参与流程的完善工作。
　　　　7。　不要指责他人；相反，要将注意力集中在流程上。
　　　　8。　如果流程过于庞大或者复杂应该将其分解为更小的部分。
　　　　9。　要依靠事实和数据，而不是臆想和感觉。
完善流程的环节
　　　　1。　确定需要改进的部分。影响面大、生产率低的环节是最需要改进的对象。
　　　　2。　成立一个班子从事完善流程的工作。
　　　　3。　将该过程文字化。（参看本章中的流程图部分。）
　　　　4。　明确这一流程应该达到的目的（客户的要求）。与客户直接交流并让他们参与进来，以确保所作出的任何调整都能够满足他们的需要。
　　　　5。　对这一过程进行衡量和监控。确立你要衡量的目标。
　　　　　　·收集材料。（参看本章检测明细表和巴莱多分析法。）
　　　　　　·将自己衡量的结果与客户的要求进行对照。
　　　　6。　对流程进行分析。
　　　　　　·查找无用的工作。
　　　　　　·查找多余的环节。
　　　　　　·寻找简化工作流程的办法。
　　　　　　·决定工作流程中进行取舍的环节。如果流程中存在着脱节的环节，就要有所添加。
　　　　　　·可以通过以下模式来制定完善流程的目的：“为了　（增加确少）（产出/衡量标准）在（日期）之前（在目前的基础上）转变到（预期的状况）。”
　　　　7．将解决问题的办法应用到那些需要改进的方面，包括可能要在一个特别大的流程中组建一些替补的工作团队。
完善工作流程的任务表
　　　　（在此处插入你的工作流程表）



　　　　工作流程的优势（坚持，扩大）
　　　　——————————————
　　　　工作流程的缺陷（改进，加强）
　　　　——————————————
　　　　无用的工作（停止，缩小）
　　　　——————————————
　　　　环节中存在的脱节（着手完善，明确，解决）
　　　　——————————————
价值分析
　　　　内容：价值分析是对某个团队或者个人所做的工作进行检查的关键环节，以确定什么工作创造了价值。尤其是当你对费用进行压缩，或者使重点更加突出，或者开始新的项目的时候，价值分析的目的就在于发现那些可以淘汰或者筛选的工作。
　　　　方法：下面是进行价值分析的环节。请使用以下工作任务表来记录你的工作。
　　　　1．在任务栏下列举出你（或者某个团队）的工作。
　　　　2．在任务理由栏下填写完成任务的理由。
　　　　3．从该任务的战略目标和所要完成的任务的角度就该任务对整个团体的作用进行评价。1表示没有作用，而10表示作用非常显著。
　　　　4．评价任务所使用的资源指数（所需要的资金、时间和人力）。1表示所需要的资源甚少，而10则表示需要大量的资源。
　　　　5．如果有些工作是监督机构（总公司办公室；联邦、州或者当地的法律部门；政府的代理机构，等等）要求必须做的，就应该将其明确地表示出来。这些工作往往不能省略。
　　　　在你分析的基础之上，回答以下问题：
　　　　1．有没有什么工作可以淘汰或者压缩的？要重点分析那些占用资源大、作用小的工作。
　　　　2．有哪些工作可以实行自动化？
　　　　3．还有需要调整的工作吗？
　　　　4．是否有工作需要经常性地去做或者需要投入更多的资源？要专注于那些对于整体影响大的工作。
关于工作的算式
　　　　要专注于那些可以创造价值的工作，同时压缩那些结构性的困难（无用的工作）。
　　　　　　　　　　　　　　　　　今日所做的工作
　　　　　　　　＋应该增加的工作（高附加值的工作）
　　　　　　　　…应该省略的工作（低附加值的工作）
　　　　　　　　=附加值最大化的工作
　　　　完成了这个工作算式以后，请回答以下问题：
　　　　1．你过去是不是经常省略算式中的某些项目？什么项目？
　　　　2．算式中的哪一个部分最难以界定？
　　　　3．你是如何决定工作的取舍的？
本章小结
　　　　当你制定计划的时候，应该收集并/或者分析材料。知道使用正确的方法非常重要。你应该根据自己所需要的信息的类型来选择方法。方法可以给工作繁忙的人士从他们的实施方案、GANTT图表、工作任务表、巴莱多分析法、集思广益、流程完善，和价值分析等方面以帮助。
　　　　尽管乍看之下，指定计划的过程未免枯燥而费时，它很快就可以成为你难以割舍的习惯。通过遵循本书中所总结的建议和技巧，你就可以保证你所从事的每一个工作都能够有一个良好的开端，并能与计划保持一致。