有条不紊-第6章

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　　　　这个开场白或者其中的趣味就为说明这个计划确定了主题或者基调。这个开场白根据需要可长可短。如果大家对于这个问题已经有所了解，能短则短。但是，如果你所介绍的情况大家并不熟悉，那花费的时间就要多一些。
　　　　一个具有吸引力的开场白应该具备以下特点：
　　　　1．抓住听众的注意力！
　　　　例1：“政府又有了新的规定！”
　　　　例2：“各位，竞争已经到了白热化的程度了！”
　　　　2．取得大家的一致同意之后，可将问题做一变化，以便探讨具体的实施措施。
　　　　例1：“大家刚才都了解了政府要求实施新的安全措施的新规定。”（在座的各位对这个问题都很熟悉。）
　　　　例2：“在过去的三个月内我们大量的客户都已经流失到这条街道那端的店里去了。下面的数据就是这个季度的利润和去年同期利润的比较。”（在座的各位对于这个话题并不甚清楚。）
　　　　3．一般来讲，你应该陈述自己计划中将要采取的具体措施。你讲话的基调应该着眼于减少听话者的疑问，原因就在于你要做的就是要让他们知道你讲话的主旨。
　　　　例1：“我们所要做的就是使新规定的实施尽可能小地影响到我们的生产率。”
　　　　例2：“的确，我们的服务应该更具竞争性，但是，我们也不能将最近发生的事情夸大。”
　　　　4．你应该将自己所要讲的问题作一个扼要的介绍。这包括时间的分配、你解决问题拟采取的措施以及其他的有效信息。
　　　　例1：“在下面的30分钟之内，我首先介绍我们所制定的计划，以便既可以贯彻规定，又能照顾到我们的生产率。然后，我们将简要地介绍一下新的规定。最后留出10分钟回答大家的提问。”
　　　　例2：“下面一个小时我们将看一看三个可能的实施方案，这个方案阐明了我们最近的损失的原因。在介绍的过程中大家可以随时提问。”
　　　　关于例1完整的充满吸引力的开场白（在座的各位对于这个问题很熟悉。）：
　　　　“政府又有了新的规定！大家刚才都了解了政府要求实施新的安全措施的新规定。我们所要做的就是使新规定的实施尽可能小地影响到我们的生产率。在下面的30分钟之内，我首先介绍我们所制定的计划，它既可以贯彻规定，又能照顾到我们的生产率。然后，我们将简要地介绍一下新的规定。接着我们会留出10分钟回答大家的提问。”
　　　　关于例2完整的充满吸引力的开场白（在座的各位对这个问题都不很熟悉。）：
　　　　“各位，竞争已经到了白热化的程度了：在过去的三个月内我们大量的客户都已经流失到这条街道那端的店里去了，下面的数据就是这个季度的利润和去年同期利润的比较。的确我们的服务应该更具竞争性，但是我们也不能将最近发生的事情夸大。下面几个小时我们将看一看三个可能的实施方案，这个方案阐明了我们最近的损失的原因。在介绍的过程中大家可以随时提问。”
　　　　正如你所看到的，这两个充满趣味的开场白目的都在于让大家形成共识，阐明计划采取的措施然后扼要地介绍你所要讲的全部内容。
总体思路
　　　　开场白之后，你就应该开始讲解，其方式就是讨论你的总体思路、你制定计划的方法，以及计划本身。之所以开始应该介绍总体思路，基于以下两个方面的原因：
　　　　1．你的目的就是让大家从总体上理解你的计划。如果刚一开始你就直截了当地提出自己的进度表或者说实施方案，你是在冒险，你可能使大家感到迷惑。其结果就是你可能引起一些本来可以避免的问题。
　　　　2．通过先介绍你的总体思路，你就可以“读懂”听众，知道他们究竟想要知道多少细节性的东西。通常来讲，你关于总体思路的介绍就可以满足听众的需求。你只需要将一些必要的细节告诉大家就行了。如果有个别一两个人想知道计划的细节．可以在会后请他们来逐一交谈。
　　　　在介绍总体思路的时候，一定要包括以下四个方面的内容：
　　　　1．将这个问题做一个总结，说明促使制定这个计划的问题和变故。一定要让在座的每一个人都明白总体情况。
　　　　例1：“去年一月，州里通过一系列的法规要求……目前，我们的生产程序是……这就是目前我们所面临的情况。大家是不是都明白了？”
　　　　例2：“我已经简要介绍了这个季度的财务结果；现在让我们再仔细地研究一下这方面的情况……因此，对于我们的影响是多方面而非单方面的……关于目前的状况谁还有问题？”
　　　　2．介绍一下你以及/或者你们是怎样制定计划的。如何进行必要的研究？采用了什么样的程序？最后的总体结论是什么？
　　　　例1：“为了制定最佳的实施程序，我们和那些将要受到这些法规影响的员工还有三个本地的公司进行了交谈。我们思考了各种替代的方案，随即，在考虑总成本以及对于质量的影响这些因素的基础之上，将这些计划进行了精简……在我们研究的基础之上，我们决定……”
　　　　例2：“首先，通过分发问卷我们明确了顾客需要的是什么。这就是我们调查的结果……当我们将自己的服务和顾客的需求进行比较的时候，就出现了三个主要的问题……通过对我们现有的资源进行评估，我们决定我们最佳的实施方案应该是……”
　　　　3．介绍计划的总体目的或者目标以及它的主要组成部分。同时，简要地讨论一下可能的备用方案。说明大致的总体时间安排以及完成计划所需要的资源。
　　　　例1：“计划的目的是……这项计划可以分为6个主要的目标……由于这是一项新的规定，如果发生……情况，我们考虑到了我们应该作的事情。制定计划和进行预测的方法是……”
　　　　例2：“最起码，我们的目标是更新产品选择，同时提高服务的速度……为了达到这个目的，我们就应该实现以下目标……我们的计划是建立在消费费用将要上升的预测之上的。为了更好地利用这一推断，我们认为应该在6个月之内实施这一计划。正如我们的实施方案所显示的这样……”
　　　　4．要从计划完成之后周围环境的“样子”的角度来描述预期的结果。
　　　　例1：“我们的计划成功实施之后，在全面贯彻我们州的规定的前提下，总的生产率只会下降2个百分点。”
　　　　例2：“在一年之内我们将能提供12种新的产品，服务时间将控制在两天之内。我们认为计划的成功实施将会增加我们的市场份额，提高我们的利润率。”
衡量计划的成功机率
　　　　让大家知道如何与你的计划保持一致，这一点非常重要。他们应该知道计划实施过程中可能发生的意料之外的事情，你应该将大家提出的问题及时解释清楚。为了让大家清楚你对于局势了如指掌，你的讲话应该包括以下的内容：
　　　　1．你如何掌握计划的执行情况？
　　　　例1：“我们每个月都要进行内部的检查，检查规定的实施和生产率。这将可以保证我们与计划的目标保持一致。”
　　　　例2：“按照计划我们将每周对顾客进行调查，同时对每天的服务时间进行调查，以监控我们计划实施的过程。”
　　　　2．计划的阶段性标志是什么（重要的衡量标准）？
　　　　例1：“我们的初步目标是……”
　　　　例2：“为了实现我们的总体目标我们将要从以下几个方面对每月的进展情况进行检查……”
　　　　3．如何通报计划的进展情况（每周、每天还是每月及时通报情况等）？
　　　　例1：“在每月的全体员工会议上将通报你执行计划的进展情况。”
　　　　例2：“我们已经在布告上设立专门位置每日通报销售总额，每周公布顾客调查的结果。”
　　　　4．如果出现意料之外的情况，你将采取什么措施？
　　　　例1：“我们并没有预测将会发生哪些问题，但是，在进行调整的过程当中，如果我们不能保持生产目标，我们将及时召开会议研究什么环节出现了问题。”
　　　　例2：“尽管我们充满了信心，我们的计划将合成功，但是，如果我们未能看到我们所希望的改善，我们肯定会及时对你的工作进行调整。在那种情况下，我们或许应该从根本上重新考虑我们的策略。”
通报细节
　　　　大多数人都想了解你（预测的）工作进度以及你的实施方案。除了这两个方面之外，你所介绍的细节的多少要取决于大家的要求。首先告诉大家你的实施方案，然后是进度表。在你的讲话之后，通过问答的形式介绍其他的细节情况，提供细节的时候要能够简明扼要地说明你的计划中的每一个主要的因素。
　　　　例1：“这是我们总的实施方案……我们的进度安排应该是这样的……”
　　　　例2：“在我们目前所介绍的情况的基础上，从工作分工的角度看我们的计划应该是这样的（出示实施方案并做简要的说明）。我们认为以下的进度安排是合乎实际的……”
后续环节
　　　　在成功地介绍了情况之后，你应该清楚下一步大家应该做的工作，你或者／以及你们决策者要做的工作。你以及你们决策者要做的工作应该以简要方式做一介绍，不需要太多的细节。如果你希望大家能够行动起来，那你就应该让大家就如何完成分配给自己的工作达成共识。这就要求你自己要有后续措施以及更加详细的方法。
　　　　例1：“所以，如果我们大家看法一致，下面就是我们必须做的工作……我们需要大家的支持……下一步决策者应该做的是……”
　　　　例2：“由于每一个方面都有很多的工作要做，希望大家能够将这些信息带回各自的部门，和你的员工们对此进行讨论，看它是否符合实际。我们本周末将再次开会讨论你们的看法。”
问题和回答
　　　　即使你在介绍情况的过程中已经回答了部分问题，在介绍结束之后也应当再留出几分钟的时间回答提问（总有一些人更愿意听完你的讲话之后才提问）。对于介绍情况的大部分人而言回答有关计划的问题时都不存在什么问题；也就是说，他们掌握了回答问题所应该具备的知识。但是，有不少人在回答问题的时候存在着感情上的障碍，原因就在于他们觉得发问者是在挑战他们的权威、怀疑他们是否进行了充分的准备或者对他们计划的优劣不信任。这里是几条经验。
　　　　1．对待这些问题不要太较真或者太情绪化！当他们的计划受到批评的时候，人们往往会感到感情上的伤害。你应该记住每个人都会有意见，每个人通常都想知道这些意见。当别人就你的工作提出建议，（你感到不愉快的时候），你往往会以某种具体的形式表现出来，比如面无表情、不搭理、紧锁眉头，等等。其结果就是人们不再表达自己的意见。
　　　　2．要欢迎各种意见和建议。别人的意见可以完善你自己的观点——事实确实如此。
　　　　3．就你回答有关计划的问题时的表现，请某位值得信赖的同事谈谈他自己的看法。
　　　　4．在回答问题之前应该先停顿数秒钟。这有助于你平息一下自己的冲动，不要以自己辩解的方式回答问题。同时，要求对方将下面的问题表达的更加清楚，你实际上表明了自己虚怀若谷。下面谨举几例：
　　　　·“你愿意不愿意再听一听我们客户研究或者竞争研究的更多的情况？”
　　　　·“这样说你的问题就是保证完成项目的资金能否及时到位，是吗？”
　　　　·“再跟我说说你的意思。”
准备好要分发的材料
　　　　你在讲话的时候所分发的材料和你所讲的内容同样重要。你所分发的材料应当条理清楚、简明扼要，但是不要拘泥于细节。上佳的材料应该包含这些因素：
　　　　1。　封面：封面上应当说明计划的名称和题目，介绍情况的目的，你以及/或者你们集体的名称以及日期。下面就是一例：
　　　　情况介绍：贯彻政府安全生产的规定
　　　　今天的目的：介绍拟议中的实施计划并征得大家的同意以推进下一步的工作
　　　　介绍人：R．史密斯，J．库伯，M．迈勒
　　　　　　　　　　　　2000年10月20日
　　　　2．发言大纲：在所分发的材料里，应该按照讲话的顺序将你的讲话要点列出来。要将讲话的每一个主要的部分清楚地区别开来，同时应该在需要的时候使用图表（一览表、图形表等等）以及书写符号。如果通过多种形式将内容表达出来，将更利于大家的理解，所以综合使用图表、文字以及你自己的口头说明将使你的讲话更加有力。你也可以采用投影仪或者幻灯来演示自己所分发的材料，以让听众和你的讲话保持同步。
　　　　比如，你的发言大纲可以这样排列：
　　　　第一页：封面。
　　　　第二页：总体说明以及促成这一计划的目前的状况。
　　　　第三页：目前情况的柱形表。
　　　　第四页：目前情况的线形表。
　　　　第五页：计划的总体目标。
　　　　第六页：计划的主要任务。
　　　　第七页：实施方案。
　　　　第八页：进度表。
　　　　第九页：衡量计划成功与否的措施。
　　　　第十页：你以及大家的下一步的工作。
　　　　第十一页：补充说明（参看下一个部分）。
　　　　3．补充说明：在发言大纲之后附上所有有助于大家了解项目计划的补充材料。包括联系人的姓名、电话号码、如何了解详情，其中包括参考资料。
本章小结
　　　　即便是最佳的计划如果不能很好的进行传达也有可能遭到大家的反对。关于计划的说明，你应该使大家对于计划有一个总体的了解。说明的各个部分包括开诚布公的、具有吸引力的开场白、总体说明或者发言大纲，计划的衡量措施、计划的细节以及必要的后续措施。你在对计划进行说明的时候应该要而不烦。你所散发的材料应该很专业、很简明。它还应该以更浓缩的形式包括了说明中的要点。最后，你的说明应该使大家对于他们以及你或者你们的决策者的后续工作有一个清楚的了解。


　　　　第八章　　制定计划的工具
　　　　“人已经变成了工具的工具。”　　——亨利·大卫·梭罗
　　　　计划的制定包括资料的收集、整理和分析。有数种方法可以用来整理所有这些数据。在选择适用于自己计划的方法之前，你首先应该了解每一种方法的功用。下面的列表可以帮助你了解哪一种方法你可以为你所用。

　　　　　　如果你要　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　就请使用这种方法
组织一个计划内的单项活动，　　　　　　实施方案，参见74—75页
包括责任和评估措施
制定进度表或者进行预测　　　　　　　　　　GANTT表格，参见75—76页
收集数据　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　明细表，参见76—77页
突出计划的影响、问题或者事项　　　　巴莱多分析法，参见77—78页
对实施过程进行平面描述　　　　　　　　　　流程图，参见78—80页
收集大量的建议和思考　　　　　　　　　　　　思考，参见80—81页
分析可以改进的地方　　　　　　　　　　　　　　过程改进，参见81—83页
突出某些工作或者淘汰一些于事　　　　价值分析，参见83—85页
无补的工作

　　　　贯穿本章始终的是这些方法的举例，你在制定计划的时候可以使用这些方法。
实施方案
　　　　内容：通过贯彻实施方案以保证圆满完成计划的每一个环节。有了扎实的实施方案，团队中的每一个人都清楚地知道应该由谁，在什么时间之前完成什么工作。
　　　　方法：每贯彻一个计划都应该使用实施方案！实施方案适用于绝大多数的计划。
关于实施方案的经验
　　　　1．好的实施方案都是以时间为基础