滴水不漏-经理人记事本活用术-第6章
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
来作比喻的话，就相当于投手与捕手之间的关系。
其中最重要的是，一开始要让所有与会人员都知道参加者的姓名。因此，
手边除了要有参加者的座位顺序的备忘录外，似乎还应该配置名牌。
另外，还应该有整理参加者意见、引导其他话题的技巧等，而事先也应
准备能记人发言者意见的纸张。当然事前也不能忘了进行过程中，时间上的
分配与控制。
2。参加者·列席者的会议记录
既然是谈论自己的意见，就应积极地以自己的观点来论述。若是事先已
知道会议的内容，那么与会者就有收集资料的必要。以记事本来整理的话，
最好是使用携带型会来得比较方便。
有一位善于整理情报的
T先生，他就在纸张上画出会议中桌椅摆放的图
形，并将发言者的意见以漫画的方式记下。在视觉效果上，这的确是个很有
趣的点子，而会议的报告书，则以影印记事本的方式提出。
我想不论在任何场合中都一样，最浅显易懂的方法就是一条条列举出
来。习惯于条列式的做法，可说是书写会议备忘录的最佳方法。我是以助词
来连接数个关键字，写成有意义的短文、断句等方式，以进行条列记录的工
作。
由于备忘的纸张很小所以容易写得乱七八糟，但是我们应该抱着为了易
于了解“即使浪费纸张也是应该”的想法。
3。多参加会议或聚会以磨炼本领
常有许多没什么名气的人聚在一起的会议，我曾经出席过好几次这样的
会议。
这类的会议，一开始多半是彼此互通姓名，这样可以比较容易提出意见。
事后，也得向公司提出报告书，所以仍得写备忘录。写报告书固然辛苦，
但扩大人际关系所获得的喜悦，却远远超过书写报告书时的枯燥无味。
无论是怎样的会议，只要掌握到会议的流程，就不会有白白浪费时间之
虑。然而，这其中是否有捷径呢？
遇到自治会（如大楼或社区的管理委员会）与
PTA（学校之姐妹会、家
长会）等会议时，就可以趁机训练本领。对其他的出席者而言，或许对拙劣
的会议感到厌烦（例如婚礼），但若是抱着自我学习及试试胆量的心情，有
机会的话就该接受。
参加这类的会议，大致说来都有助于双方共同体的建立，而且在孩子面
前也有助于重振父（母）权的效果。
4。会议记录
一谈起会议记录，可能马上就会有人说：会议记录那还不简单，有个本
子就可记，没有本子，找张纸也可以记。这事儿谁还不会做？其实不然。在
会议活动当中，作为与会人个人，根据自己的需要随便记点儿什么是一回事，
而作为会议活动中的一项工作，作为会议的组织者根据工作的需要所安排的
会议的正式记录却又是一回事——个人记录随随便便可以，而真的作为会议
所正式安排的记录，要随随便便记就万万不行了。
而作为会议活动中的一项工作，作为会议的组织者根据工作的需要所安排的
会议的正式记录却又是一回事——个人记录随随便便可以，而真的作为会议
所正式安排的记录，要随随便便记就万万不行了。
实际情况就是这样：会议记录看似简单，其实并不简单，其中也大有学
问呢！
（1）会议记录种类这实际的会议活动当中，会议记录的形式多种多样。
如果依据特定的标准对会议记录进行划分的话，可将会议记录划分为以下几
类：①依据记录的方式，会议记录可分为手工记录和自动记录（录音、录像
和电子计算机语文自动转换系统）；②依据记录的载体形式，会议记录可分
为文字记录、语言记录和图像记录；③依据记录的繁简程度，会议记录可分
为详细记录、简要记录和摘要记录；④依据记录的会议性质，会议记录可分
为正式记录和非正式记录。就是在以手工所进行的文字记录当中，如果对记
录的形式作进一步的划分的话，又可以分为通用文字记录和特定符号记录（速
记。）
（2）会议记录作用会议记录的作用主要体现在以下两个方面：①晓喻
作用。即通过特定的记录形式将会议进行的情况记录下来，之后，利用会议
记录向更大范围的人员传达、告知，使更多的没有参加会议的人员，通过会
议的记录而了解到会议的有关内容。②凭据作用。会议记录的凭据作用亦体
现在两个方面：其一，在会议进行过程中，会议主办者若要撰制反映会议情
况的其他文书，如会议简报、会议纪要和会议总结等，也通常都要从会议记
录中获得有关会议的基本情况和素材，从而使会议记录成为撰制其他会议文
书的凭据；其二，是在会议之外或会议之后，当有关人员对会议的有关情况
产生了某种不确定性的时候（加以对会议的一些内容产生疑问、歧义或因各
种诉讼活动，而需要对会议的某些情况作出证实时），会议记录都具有并可
以显示极好的凭据作用。
（3）会议记录规则所谓会议记录规则就是作为会议记录人在记录过程
中必须依循的基本原则。会议记录的规则主要有三条：①记录要素要完整。
即不管记录的繁简程度如何，都要保证在记录中将会议的一些基本要素记下
（如会议名称、时间、地点、参加人、列席人、主持人及会议内容等），不
可缺项。②记录形式要得当。首先在记录的载体形式上选择要得当，如究竟
是采取文字记录的形式还是采取音像记录的形式，这要从实际的需要和效果
考虑。其次，对记录的繁简程度的掌握上也要得当，要根据会议的内容和会
议主持人的授意，当繁则繁，当简则简。③要忠实记录。即记录人在对会议
上发言、讲话和插话作出记录的过程，应忠实于讲话人讲话的内容，既不能
对讲话人所讲的内容随意增删，也不能曲解人意或把自己的意见强加于他
人。
（4）会议记录格式会议记录一般由两部分组成：①会议的基本情况。
如会议的名称、会议时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人等。②
会议内容。对会议基本情况的记录，有记录人自行记录和填写会议记录单两
种方式。在实际的会议活动当中，属例会性质的工作会议、办公会议，因使
用专门的会议记录本记录（注意：不要使用活页式记录本，会议记录本应有
页码编号，并保证其页码完整、不缺损），所以，多采取第一种方式；一些
专题会议或代表大会的记录多采取第二种方式。
用专门的会议记录本记录（注意：不要使用活页式记录本，会议记录本应有
页码编号，并保证其页码完整、不缺损），所以，多采取第一种方式；一些
专题会议或代表大会的记录多采取第二种方式。
会议名称会议时间19年月日
午时分至
时分
会议地点记录人
出席与列席
缺席
会议主席审阅签字
主议要题
发言记录
（5）记录人会议记录人是由会议主持人、会议组织者指定或受与会人员
的委托，负责对会议进行的情况作出正式记录的人。在会议活动中，会议记
录人具有特定的身份和职责，是对会议作出正式记录的具体承担者，因此，
必须通过特定的方式才可确定。具体方法有两种：其一，由会议组织者或会
议主持人在会议工作人员当中指定：其二，由与会人员共同指定。没有经过
特定的程序作出指定而对会议进行情况自行记录的与会人员，不管其本身所
具有的社会身份如何，都不算作会议“记录人”。会议记录人一般是在会议
工作人员中产生，在特殊情况下，也可在正式与会人中间推举产生。为使对
会议的记录做到真实准确，要求会议记录人必须具备一定的条件。这些条件
是：第一具有清楚快捷的书写能力；第二，熟悉会议的内容，并具有会议所
需要的相关知识；第三，在会议人员出现分歧时，能保持中立，而不偏袒和
倾向任何一方，从而使会议记录始终不失其客观和真实的属性。
（6）自动记录会议自动记录是运用特定的物质手段，一经开启后，记录
过程不需要人为操纵便可自动进行的会议记录方式。在会议活动中，录音、
录像和电子计算机语言文字自动转换系统的使用，便是这种自动记录方式的
具体体现。会议自动记录的采用需要两个条件：其一，需要具备特定的物资
条件（如录音机、录像机和语言文字转换系统及相应的记录材料）和专门的
操作人员；其二，除会议组织者特意安排的记录以外，若其他与会人员要对
会议情况进行自动记录（如录音或录像），则必须要征得会议组织者或讲话
人的同意。否则，此种形式的会议记录则难以进行。
（7）手工记录手工记录就是人们最常见的、以手工书写的方式对会议
作的记录。手工记录是人类使用时间最久远、运用得最广泛的一种会议记录
形式。手工记录不需要特别的工具，一般只需要纸和笔即可进行。手工记录
的过程，就是记录人通过手工的方式将他人的语言形式转变为文字形式的过
程。在手工记录的过程中，由于受讲话人的速度、记录人的精力、体力和记
录熟练程度的限制，所以，很难将讲话人的全部内容完全记下来。这样，根
据会议组织者的要求和记录人记录能力的不同，在以手工形式进行的会议记
录中，就出现了通用文字记录和特种符号记录（速记）及详细记录、简要记
录、摘要记录等不同的记录形式。
录、摘要记录等不同的记录形式。
文字记录文字记录特指运用通用文字的形式对会议所作出的记
录。若从记录的方式上看，文字记录既包括运用手工的方式所作的通用文字
记录，也包括运用电子计算机语言文字自动转换系统所完成的通用文字记
录。不管记录的繁简程度如何，凡以通用文字的形式所进行的记录，都可作
为会议的记录性文书，直接提交会议或会议主持人对其有效性进行确认和作
为会议的资料进行收存，以备查考。
（9）速记速记起源于古希腊，是一种运用简单符号迅速记录语言信息
的手工书写方法。速记是以简单流畅的书写符号作为载体，使用符合语言结
构规律的各种省略技巧，从而以最简单、最少量的符形记录大量的语言信息。
速记与通用文字记录不同：速记采用同音归并和近音归并的方法进行信息压
缩，以使记录的速度与讲话人的语言表达速度相同步。速记虽具有文字的部
分功用，但不像运用文字那样具有严格的社会性、规范性和确定性。根据设
计思想和符号形体的不同，速记形成了不同的流派和体系。在世界上被广泛
使用的有斜体式速记（草书斜体体系）、几何体速记（正圆正米形体系）、
流线型速记（椭圆斜米形体系）等。速记是一种特别的记录方法，需要记录
人员进行专门的学习和实践之后才可掌握使用。速记不是会议记录的最终形
式，记录之后，还要由记录人尽快将其转换为通用文字记录的形式，以便供
他人阅读和存查。
（10）原始记录会议的原始记录就是记录人直接对会议情况作出记录的
原稿。会议原始记录有的一个重要特征，就是记录人在直接对会议情况作的
记录完成以后，记录本身没有经过修改和记录载体形式的转换。凡经过修改
或载体形式转换的便不再是会议的原始记录了。如利用录音的形式对会议作
出了记录，之后又根据会议录音整理成了文字材料。在这二者当中，前者虽
然是非文字的形式，但由于它是直接对会议作出的记载，所以，仍属会议的
原始记录；后者虽然是根据会议录音第一次形成的文字材料，但由于其中经
过了记录载体形式的转换，因此，便不能称其为会议的原始记录了。会议原
始记录具有直接性和原始性，而并不限定记录的载体形式如何。
（11）正式记录会议正式记录就是由会议所指定的记录人对会议情况所
作出的记录。为了保证会议正式记录的准确性和有效性，有的会议还作出规
定：凡会议的正式记录，除了必须由正式记录人做出以外，在会议结束以后，
还必须经会议主持人审阅签字，或者在会议结束前，由记录人向会议宣布会
议记录的全文，以最终得到全体与会人员的通过。之后，作为会议的正式记
录才有效。在某些国际会议上，当与会各方在会议的正式记录上签字以后，
亦可将本会议记录作为会议“议定书”或备忘录予以公开发表。
（12）非正式记录
会议的非正式记录是由参加会议的非正式记录人对会议情况自行作出的
记录。
在会议活动中，凡不属于会议组织者安排作出的记录，或不属会议的正
式记录人所作出的记录，不管其记录人的职务高低、身份如何、记录的繁简
程度如何，均不能作为会议的正式记录看待，也不能作为会议的资料收存。
□演讲、讨论会中的备忘录
1。随时随地不忘学习
有些人常常会收到定期演讲会的通知单。遇到感兴趣的题目时，都尽量
挪出时间参加。
挪出时间参加。
而在这种场合中，当然不会测验开会或演讲的内容。所以，首先必须要
能专心于演讲者的话语和内容的心理准备，不过为了要能深入理解，所以还
得记下“参加纪念”的备忘录，随时随地督促自己的学习心而不致有怠惰的
情形发生。
因此，在演讲和讨论会场合中的备忘录写法，在有简介资料和没有简介
资料的情形是完全不同的。
事先有简介资料时，就算未带备忘录纸张，改用一般纸张也行。但是会
场未备有简介资料的话，没有备忘录就很伤脑筋了。
2。备有简介资料时的备忘录写法
为了确保有座位，而不会临到场发觉人满为患的情形，所以最好能提早
20分钟左右到达会场。尤其是在买了小型录音机之后，更要留意座位的位
置。中央、前段
2—3排的位置最好。提早到场后，最好仍有空闲时间，要先
大致阅览现场散发的演讲摘要传单，以便能了解主讲题目，这样待会儿才能
安排如何书写备忘录。
有的演讲者并不按照预先题目来演说。根据我的经验，有很多人都是天
南地北地偏离话题（不过这种老师所讲的话，往往是记忆最深刻的）。所以
也要有随着话题，取舍备忘录摘要内容的心理准备。
当然有了简介资料，使不使用备忘录用纸都无所谓。只要在相关部分的
空白处记下演讲内容，就能有效地达到易懂易记的目的。
3。没有简介资料时的备忘录写法
无论有没有简介，都必须留意数字与专有名词。只不过在没有简介资料
时，就得特别注意。有关个人业务方面的专有名词，只要查阅字典即能明白。
所以理解了备忘录前后文，事后就能把它完整地串连起来。但若把人名搞错
的话，那可就麻烦了。
不必看资料而能书写备忘录是非常轻松的，只要把视线投向演讲者，动
手书写就行了，眼睛所看的方向，也是“心之所向”的方向。因此，最好是
使用常用的纸张较好。
而且奢侈一点，使用大一些的纸张，记备忘录也比较容
易，因为重要的是要了解演讲者内容。“由于全部的注意力都集中在写
备忘录，所以有些内容没听懂”——这样就有点本末倒置了。
□调查记录
调查记录是对某个带有发展方向性质的新生事物、新鲜经验和先进典型
专门进行的调查的�
