有条不紊-第4章
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2．谁来承担此项工作？
3。 在工作过程中将会出现什么问题或者面临哪些挑战？
4。 承担此项工作的人是否尽职尽责？
5。 与此类似的工作花费了多少时间？
6。 完成此项工作所需要的符合实际的时间？
7。 是否存在着某些风险？
进行预测
预测什么：由于在确定整个计划的进度表之前，需要对不同的观点进行检验，所以预测或许是整个计划过程中最具创造性的一个环节。在计划的这个环节上，将要把你所收集到的资料融入到计划的全局中去。现在你应该运用收集到的有关每个具体目标的详细信息，检测一下它们如何发挥综合作用，以实现总体的目标。这个环节之所以被成为预测，原因就在于这是你第一次利用所掌握的信息预测项目的进度、所需要的资源以及必要的质量检测标准。
在这个环节上，你的目的或者目标陈述的可行性可能会遇到挑战。当你检查项目的各个部分，以及各部分之间的相互关系的时候，有关时间以及资源的问题将会显现出来。在这个环节结束的时候，你就有了一套详细的各种工作的进度表——有些是依次进行，而有些则要同时进行。
预测的方法：如果你能将可能存在的不同方案进行比较，来寻找最能满足总体目的或者目标需求的方案，预测工作将不会那么困难。为了给该项目的每一个主要的组成部分制定进度表，你应该回答以下问题：
1．需要完成哪些工作？要将那些对该项目毫无意义的重复性工作排除掉。（请参看第八章。）
2．在每项具体的工作目标完成（或者开始实施）之前，哪些工作必须先行完成？
3．还有哪些工作要等到其他的工作完成或者部分完成之后才能展开？
预测同时进行的工作有—定的风险。当比较可能存在的进度表时，你的分折必须包括风险评估。一定要权衡可能的代价、斟酌可能的备用方案，以及在此情况下可能的收益。关于每个具体的目标，你所掌握的信息越多，分析可能存在的风险时，你越是胸有成竹。
不切实际的计划所带来的问题原比它们所能解决的问题要多！要证实你的计划是否合乎实际，就要遵循以下三个步骤来做：
1。 要有一个值得信赖的，但又与你唱反调的同事。
2。 要估计一下你的方案将会对部门的其他计划产生哪些影响。
3。 动员大家参与——听听他们的意见。
事例：在贝基的ISO 9000认证的计划中，她利用GJANTT表制定了一个进度表，在第八章中将对此进行详述。
第一份项目进度表是严格按照各项工作的线性顺序来制定的，只有在第一项工作完成之后，才能进行第二项工作。请注意该项目预计完成时间为7个半月。但是在贝基的目标陈述里面项目完成时间可是6个月呀！在推迟项目完成时间之前，贝基应该首先考虑一下同时开展一些工作的可能性。下面是一份新的进度表，其中显示了许多同时进行的工作。
需要注意的是，项目的各个部分本身所需要的时间并没有减少；确切地讲，是许多工作同时进行了。比如，当一些程序的文件编制工作正在进行的时候，那些已经完成的文件就可以互相交流了。而且，在交流的同时，就可以进行个别的检查工作和进行一些调整。一个计划中，其组成部分只能严格按照线性的顺序来进行的只是第一部分和最后一个部分。在贝基没有确定需要编制哪些文件之前，其他工作就无从开展。而且在外面的认证机构进来之前，她的部门必须完成所有的工作。
以这个新的、同时进行的进度表为基础，整个项目可望在6个月内完成。现在贝基的工作就是要保证计划是可行的。她现在一定要有把握对于该项目的目标她已经是了然于胸，而且参与此项计划的人都能够胜任她所预测的工作。
操练：通过前面的操练，你已经制定了一个计划，请在此基础上进行预测。预测的时候请使用这张空白的GANTT CHART。表后是一组问题。
操练部分的问题：
1．你的预测符合实际吗？
2．按照你的预测，各项工作是按照先后顺序还是同时进行的？
3．你的预测是否包括了需要完成的所有主要的工作？
4．如果你将你所做的预测交给你的同事，她是否完全明白各项工作的进行以及完成时间？
制定措施
制定什么措施：以你的预测以及你所收集的详细资料为基础，明确所要采取的具体步骤，以及步骤的实施顺序。在计划的这个环节上，各项工作都要给予明确的界定。最后，你就要形成一个详细的每日、每周、以及/或者每月的计划以及/或者实施方案。（第八章讲述了制定实施方案的详细情况。）
怎样制定：在制定计划的这个环节上，要想成功最为关键的是不要遗漏任何东西！这个问题看似简单，但是一个细小的环节被遗漏，都有可能造成整个项目的延宕。依照该项目的特点，你应该将每天的或者每周的工作列表。列表的方法是多种多样的。但是你应当使用最能清楚反映项目特点的方法。下面仅举几例：
1．使用与周计划相一致的日计划，或者使用与你实施方案上月计划相一致的周计划。
2．在总的实施方案上表明所有的工作及其完成的期限。
3．这样的工作计划要人手一册。
4．将注明每个员工姓名以及所承担任务的列表张贴出来（来自于同事方面的压力也是一种很大的动力）。
5．使用管理软件追踪任务的完成情况。
事例：下面是贝基为她的部门通过ISO 9000认证制定实施措施和追踪实施步骤而采取的办法。
1．贝基制定总体计划，规定所要做的工作、承担工作的人员以及完成的时间。由贝基按照工作的具体项目和时间制定实施方案。
2．由贝基为每个人都制定工作任务表，内容要比总体计划更为详细。她与每一位成员一起坐下来详细交换关于总体计划以及个人工作任务表的意见。然后要求对方要认真工作。
3．贝基应用管理软件使每个人的工作与总体计划融为一体。如果发生变动，应该将两个计划都及时更新，并将其作为计划的一部分通过电子邮件发送给每个人。
操练：制定你的实施方案。回想一下你以前曾经制定过的一些方案。
哪一个完成得最好？
为什么？
哪一个完成的不甚理想？
为什么？
制定备用方案
备用方案的内容：你预测可能发生的问题或者出现的新的情况，以及这些情况一旦发生，你应对办法的预测就是备用方案。制定备用方案是非常必要的，因为事情很难完全按照事前计划的那样发展。有了随时可以起用的备用方案你就可以将可能发生的变故对项目的圆满完成所带来的负面影响降至最低程度。备用方案应该包括多项内容，对可能发生的具体情况，以及在这种情况下你对自己的方案将要进行的调整，在这个备用方案中都应该以如果／那么的形式一一列举。
制定备用方案的方法：对这些可能发生的情况进行预测需要进行一番思考。（参看第八章关于思考的方法。）要让多人参与预测可能发生的情况，而且请回答以下问题。
·会发生哪些意料之外的事情？
·如果这些意外会影响到我们的工作，会造成什么具体的影响？
·如果这些意外一旦发生，我们该如何应对？
以如果／那么的形式阐明那些极有可能发生或者一旦发生就会造成巨大危害的事情。
事例：这是一份贝基他们以如果／那么形式制定的关于通过ISO 9000认证的备用方案。
·如果我们日常的工作影响了文件的编制工作，那么我们就重新调整以突出重点，或者临时聘用人员。
·如果我们在工作的方法上存在分歧，那么我们就应该召开会议解决分歧。
·如果我们未能一次认证成功，那么我们将在3个月之内重新申请认证。
操练：为你的项目制定一套备用方案。以在本章的操练中你已经制定的项目目的或者目标为基础，多想一想可能发生的事情。也就是说，尽可能地预测可能发生的意外。预测可能发生的意外，完成下列以如果/那么形式出现的备用方案。
示范：如果我们的经费被压缩了，那么我们就要减少临时聘用的人员，而且文件的装订由自己来做。
如果—— 那么——
如果—— 那么——
如果—— 那么——
如果—— 那么——
实施方案
方案实施的内容：到了目前这个环节，实施方案就不再是贸然从之了。你已经进行了调查研究，和其他的人进行了探讨，而且你紧紧地抓住了自己想要达到的总体目的和目标。现在，就利用你的预测、你所制定的实施措施、你的工作任务表、备用方案，开始实施你的方案吧。
方案实施的方法：方案的实施包括三个阶段：开始、突击和持之以恒。你必须认识到这三个阶段对你的计划的圆满完成所产生的影响。
开始
遵循以下步骤来完成你的计划：
1．计划的宣传。务必使参与此项工作的人明白该计划的总体目标以及自己在计划的实施过程中所担当的角色。
2．密切观察工作的开始阶段。
3．获得参与此项工作的人员的反馈意见。是不是需要调整或者增加某些工作。
4．将你对于开始阶段工作的调查结果通知所有参与此项工作的人员。
突击
随着计划的实施，肯定会出现一些问题。有些人可能会对计划的目的或者时间期限不甚清楚；也许还会出现经费紧张以及/或者其他复杂的问题。这些都是正常的。
1．通过与有关人员的交谈查明问题的根源所在。
2．做一些幅度不大的必要调整。检查一下分析此项计划的方法，这样“小的隐患”就不致阻碍计划的实施。
3．在必要的时候果断起用备用方案。
4．沟通、沟通、再沟通。计划的搁浅往往由于沟通不足或者相互抵触的指令。
坚持
随着原来对于该计划的关注和重视程度的稍减，参与此项工作的人员会产生自满或者懈怠的心理。保持最初的干劲直到计划圆满完成是至关重要的。
1，计划实施的过程当中应适时安排一些与计划有关的热热闹闹的活动。如果盛大的项目启动仪式一过，再也没有任何其他的阶段性的群众大会，人们就会感到项目已经不似以前那样重要。
2．以身作则——确保你自己的干劲没有丝毫的减弱。
3．通过具有创造性的方法使大家将总体目标铭记于心。比如，你可以通过带有工作进展情况的信息以及图表的阶段性总结，通报情况，还可以通过电话或者电子邮件来提醒员工或者给他们以最新消息、等等。
事例：以下是贝基实施计划的方法。
开始
1。 贝基召开所有工作人员的会议，向他们详细讲解通过ISO 9000认证的计划。在工作开展的最初两周内，她每天都召集简短的会议，了解进展情况。将总的计划张贴在部门的布告栏里。
2。 每个人都有自己的工作任务表。随着每个人工作表上的任务的完成，及时更新总的计划。
3。 贝基通过每日简短的例会了解工作的进展情况。
4。 在每周的例会上贝基向她的经理们通报自己对于工作进展情况的评价。
突击
1。 如果工作的进展没有达到预期的速度要求，贝基就会召集会议与大家共同探讨这一问题。
2。 如果有数位员工承担了来自于其他部门的工作，贝基就会做适当的调整，以放缓工作进度。
3。 最后，贝基临时雇佣人员来帮助完成任务。
坚持
1．当他们每完成一项阶段性的工作，贝基的部门都要以不同的形式进行庆祝。她经常将有关项目的细小然而令人振奋的进展通知大家，以保持大家的干劲。
2．贝基自己也始终报保持着对于项目的热情。
操练：你将如何完成自己的计划？将你在每一个阶段拟采取的措施写在下面。
在开始阶段我将要：
1·——
2·——
3·——
在突击阶段我将要：
1·——
2·——
3·——
在坚持阶段我将：
1·——
2·——
3·——
跟踪措施
跟踪措施的内容：跟踪措施是一项延续性的工作。在实施计划的过程中，你应该时时检查它的进展情况。跟踪阶段就是你检查是否需要采取一些备用的措施。对计划进行跟踪是自然而然的事情，而且为了保证工作不偏离既定的方向，只要必要就应随时进行跟踪。
跟踪的方法：凡有必要就随时检查你的计划。按照以下标准制定你的跟踪方法：
1．计划的复杂性——计划越是复杂，你越应该时时检查。
2．往昔类似计划的经验——你自己的经验以及其他参与此项目的人的经验。
3．其他人对于执行跟踪计划的意见。
4．起用备用计划的可能性。
你一定要清楚自己的计划越是具体，越是可以量化，就越容易控制它的进程。同时，你应该记住总体的目的和目标应该成为你一切活动的中心。
事例：下面是贝基执行自己跟踪计划的方法。
1。 贝基检查了计划的总体目标，明确自己以及同事们仍然没有偏离计划执行的轨道。
2。 由于该计划涉及到许多人的许多细小的环节，所以贝基时时检查计划的执行情况。
3。 每完成一项阶段性的工作，比如当所有的文件已经编制完的时候，贝基都要检查自己的进度。
4。 当贝基和他的同事们通过了ISO 9000认证以后，他们要对自己的计划及其执行情况进行评估，以便进行进一步的改进。
操练：你在本章中所制定的计划还需要哪些必要的跟踪措施？
1。——————
2。——————
3。——————
尽管这一套制定计划的模式似乎失之冗长和复杂，经过几次使用，这套模式就会成为你难以割舍的习惯了。这套模式可以为那些工作繁忙的人提供了一个工具，帮助他们在情况出现变化的时候既能提高他们的组织能力，又能保持一定的灵活性。
本章小结
这个制定计划的模式为制定单项计划提供了一个框架。在制定这个计划的过程中，其中心的也是最初的环节就是时时明确计划的总体目的或目标。
制定计划的几个环节：
1．明确计划的总体目的或者目标。
2．确定计划主要的环节和具体的工作目标。
3．收集和评估你所需要的资料，以便确定要完成计划中的各个环节都需要哪些资料。
4．制定一个进行预测的计划。
5．制定实施步骤。
6．制定备用计划。
7．实施你的计划。
8．时时检查计划的实施进展。
总而言之，在制定计划的时候参与的人越多，计划的实施就越是顺利，其原因就在于人人都理解了这个计划，而且他们每个人都是计划的制定者。在实施计划的每一个环节中，都应当参看总的目的或者目标，以确保你的所作所为都与你在计划中预期的结果保持一致。
第五章 好计划的特点
“植栗求一岁之荣，植树求十载之荣” ——中国谚语
一个完备而成功的计划，其诀窍何在呢？为制定计划而采取的实际措施，和对有关人员就计划进行宣传沟通，二者孰�
